Chapitre 4: Gestion du temps

La gestion du facteur temps est un élément déterminant dans le succès de l’entreprise au même titre que la maîtrise de la qualité et des prix.

La question qui se pose est : comment gérer le temps pour une meilleure efficacité ?

La gestion du temps exige la mise en place d’un certain nombre de méthodes et l’utilisation d’outils appropriés permettant une utilisation efficace du temps et une réduction des coûts de la main d’œuvre.

1-Prévision du temps

Pour prévoir la durée de ses activités, on tient compte des moyens qui seront mis à notre disposition pour les réaliser :
– Financiers : ressources financières à la disposition de l’entreprise. Exemple : avoir en caisse, fonds en banque…
– Humains : ensemble des personnes internes ou externes intervenant dans l’exécution des activités.
– Matériels : outils, locaux, postes de travail dont dispose l’entreprise.

2-Contraintes :

Pour prévoir la durée de ses activités, diverses contraintes sont à prendre en considération.

3-Notion de planification

Planifier consiste à découper le temps selon les tâches à réaliser. Pour ce faire, on peut utiliser la méthode NERAC. Cette méthode présente les étapes qui devraient aider l’entreprise à gérer son temps.

4-Outils d’ordonnancement :

Les outils de gestion du temps sont utilisés aussi bien dans la vie privée que dans la vie professionnelle.

4.1-Les agendas

Les agendas permettent de noter et de planifier diverses informations à plus ou moins longue échéance. On distingue l’agenda-papier et l’agenda électronique. L’agenda papier est l’outil de planification le plus utilisé.
Exemples d’agendas : (voir manuel page 78)

4.2- Echéanciers :

Ils peuvent utilisés pour le classement de documents (ex : traites classées par dates d’échéance) ou pour classer divers documents nécessaires pour un poste de travail à une date donnée (ex notes, lettres..).

4.3-Le planning

Un planning est un outil permettant de :
– Visualiser les prévisions concernant l’exécution d’un travail, le déroulement d’une activité ;
– suivre l’exécution des différentes phases ;
– Réaliser des contrôles sur l’avancement des travaux.

On distingue plusieurs types de planning : (voir le manuel, page 81)

– Planning à fiches en « T » ou fiches épaules
– Planning à gouttières ou à bandelettes
– Planning à rubans ou à fils
– Planning magnétique

4.4- La Liste de contrôle (Check-list)

C’est un document récapitulatif des tâches à effectuer selon l’ordre d’exécution dans la réalisation du processus.
Le contrôle d’exécution et le respect des délais sont vérifiés à travers le pointage des différentes tâches.
La forme et la taille de la liste de contrôle varient en fonction des situations.

Il existe plusieurs présentations des listes de contrôle : (voir manuel page 82)

– Liste simple comprenant uniquement les tâches à exécuter
– Liste des tâches avec date d’exécution
– Liste des tâches à réaliser dans le cadre d’un projet

4.5- La méthode PERT

La réalisation d’un projet nécessite souvent une succession de tâches auxquelles s’attachent certaines contraintes:

– De temps = délais à respecter pour l’exécution des tâches ;
– D’antériorité = certaines tâches doivent être exécutées avant d’autres ;
– De simultanéité = certaines tâches peuvent être réalisées en même temps ;
– De production = temps d’occupation du matériel ou des hommes qui l’utilisent.

Pour présenter ces problèmes d’ordonnancement, on peut utiliser la méthode PERT (Program Evaluation Research Task) qui consiste à mettre en ordre sous la forme d’un graphe, plusieurs tâches qui grâce à leur dépendance et à leur chronologie concourent toutes à la réalisation d’un projet.
Le PERT permet donc de visualiser à travers un schéma les différentes tâches à réaliser dans le cadre d’un projet, en tenant compte des liens d’antériorité qui existent entre ces tâches. il est élaboré dans le but de réduire les délais d’exécution.
Cet outil a été créé en 1957 pour l’US Navy (ou United States Navy -La marine des États-Unis- , développement du programme des fusées) et permet de calculer le meilleur temps de réalisation d’un projet et d’établir le planning correspondant.

Pour élaborer et exploiter un réseau PERT, il faut suivre plusieurs étapes :

a- Etablir la liste des tâches. Cette étape consiste à :
– Donner la liste exhaustive des tâches à exécuter.
– Evaluer la durée des tâches et déterminer les ressources nécessaires pour les accomplir.
– Codifier les tâches pour faciliter la construction du réseau (A, B, C, D,…)

Exemple simple : pour préparer une soupe de légumes, il faut :

– Acheter les légumes (tâche A, durée : 30 minutes)
– Laver et éplucher les légumes (tâche B, durée : 5 minutes)
– Les émincer (tâche C, durée : 5 minutes)
– Faire bouillir de l’eau salée (tâche D, durée : 5 minutes)
– Faire cuire les légumes (tâche E, durée : 1 heure soit 60 minutes)
– Mixer les légumes (tâche F, durée : 5 minutes)

b- Déterminer les conditions d’antériorité
En répondant aux questions suivantes :
– Quelle(s) tâche(s) doit être terminée immédiatement avant qu’une autre ne commence ?
– Quelle tâche doit suivre une tâche déterminée?

On peut aussi établir dans un second tableau les rangs d’exécution des tâches :
– Au premier rang, indiquer les tâches qui n’ont pas de tâches antérieures ;
– Au second rang, indiquer les tâches qui avaient pour tâches antérieures les tâches du 1er rang, et ainsi de suite.

c- Tracer le réseau PERT

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